Comment créer des bons de livraison et les lier aux factures

Comment créer des bons de livraison et les lier aux factures

Dans toute entreprise qui expédie des biens physiques, le bon de livraison est un document crucial. Il accompagne l'expédition, répertorie les produits et les quantités, permettant au client de vérifier qu'il a reçu ce qu'il a commandé. Il s'agit d'une preuve de livraison vitale pour vous et d'une liste de contrôle pour eux. Le problème est que la création de ces notes implique souvent de retaper manuellement des informations qui existent déjà sur la facture, un cas classique de duplication du travail qui fait perdre du temps et entraîne des erreurs.

L'ancienne méthode : documents déconnectés et saisie manuelle

Traditionnellement, la création d'un bon de livraison après l'émission d'une facture est une tâche complètement distincte. Ce processus manuel est plein d'inefficacité et de risques :

• Temps perdu : vous devez ouvrir un nouveau document et copier ou retaper minutieusement chaque gamme de produits, chaque quantité et les détails du client figurant sur la facture.
• Risque d'erreur élevé : une simple faute de frappe lors de la saisie à nouveau d'une quantité ou d'un code de produit peut entraîner une confusion importante, des litiges avec les clients et des problèmes logistiques.
• Absence de connexion : La facture et le bon de livraison existent sous la forme de deux fichiers distincts et non liés. Il est donc difficile de savoir quelle livraison appartient à quelle facture, ce qui complique la tenue de vos dossiers.
• Formatage incohérent : les bons de livraison créés manuellement peuvent ne pas avoir la même image de marque et de présentation professionnelles que vos factures, ce qui crée une expérience client incohérente.

La solution intelligente : générer des bons de livraison directement à partir des factures

Le logiciel de facturation Apps de Jon AI introduit un flux de travail intégré et fluide qui transforme cette tâche en plusieurs étapes, sujette aux erreurs, en une action simple en un clic. Le système comprend qu'un bon de livraison est une extension directe d'une facture, et le processus de création en tient compte.

Voici le processus complet, étape par étape :

1. Localisez la facture : trouvez rapidement la facture pour laquelle vous avez besoin d'un bon de livraison. Vous pouvez effectuer une recherche par numéro de facture, nom du client ou date pour l'afficher instantanément.
2. Cliquez sur « Générer un bon de livraison » : avec la facture correcte à l'écran, il vous suffit de cliquer sur un bouton. C'est ça.

Que se passera-t-il ensuite : transfert de données parfait, garanti

Dès que vous cliquez sur ce bouton, le logiciel crée instantanément un nouveau bon de livraison professionnel en transférant toutes les informations pertinentes de la facture.

• Toutes les informations sont transférées : le nom du client, son adresse de livraison et une liste complète de tous les produits et de leurs quantités sont automatiquement copiés de la facture vers le bon de livraison.
• La cohérence est garantie : les données étant copiées directement, il n'y a aucun risque de différence entre ce qui a été facturé et ce qui est indiqué sur le bon de livraison. (Remarque : les informations sur les prix sont correctement exclues, comme c'est la pratique courante).
• Les documents sont intrinsèquement liés : le système crée un lien clair entre la facture source et le nouveau bon de livraison, de sorte que vos dossiers financiers et logistiques sont toujours parfaitement organisés et connectés.
• L'image de marque est automatique : le bon de livraison est automatiquement formaté avec le logo et les informations de votre entreprise, ce qui garantit que chaque document que vous produisez est professionnel et cohérent.

Ne perdez plus de temps avec les tâches de copier-coller et éliminez le risque d'erreurs d'expédition. En liant vos bons de livraison directement à vos factures, vous créez un flux de travail plus efficace, précis et professionnel, de la vente à la livraison. Découvrez cette intégration fluide en commençant par notre logiciel de facturation gratuit pour les équipes.