¿Cómo crear albaranes de entrega y vincularlos a las facturas

¿Cómo crear albaranes de entrega y vincularlos a facturas

En cualquier empresa que envíe productos físicos, el albarán de entrega es un documento crucial. Acompaña al envío e incluye una lista de los productos y las cantidades, lo que permite al cliente verificar que ha recibido lo que ha pedido. Sirve como un comprobante de entrega fundamental para ti y como una lista de verificación para ellos. El problema es que la creación de estas notas a menudo implica volver a escribir manualmente la información que ya existe en la factura, un caso clásico de duplicación de trabajo que hace perder tiempo y provoca errores.

A la antigua usanza: documentos desconectados e introducción manual

Tradicionalmente, crear un albarán de entrega después de emitir una factura es una tarea completamente independiente. Este proceso manual está plagado de ineficiencias y riesgos:

• Tiempo perdido: tiene que abrir un documento nuevo y copiar o volver a escribir minuciosamente cada línea de producto, cantidad y detalle del cliente de la factura.
• Alto riesgo de errores: un simple error tipográfico al volver a introducir una cantidad o un código de producto puede provocar una gran confusión, disputas con los clientes y problemas logísticos.
• Falta de conexión: la factura y el albarán de entrega existen como dos archivos separados y desvinculados. Esto dificulta el seguimiento de qué envío pertenece a qué factura, lo que complica el mantenimiento de registros.
• Formato incoherente: es posible que los albaranes de entrega creados manualmente no tengan la misma marca y diseño profesionales que las facturas, lo que crea una experiencia de cliente incoherente.

La solución inteligente: genere albaranes de entrega directamente a partir de las facturas

El software de facturación Apps de Jon AI presenta un flujo de trabajo integrado y fluido que convierte esta tarea de varios pasos y propensa a errores en una simple acción con un solo clic. El sistema entiende que un albarán de entrega es una extensión directa de una factura, y el proceso de creación lo refleja.

Este es el proceso completo, paso a paso:

1. Localice la factura: busque rápidamente la factura para la que necesita un albarán de entrega. Puede buscar por número de factura, nombre de cliente o fecha para consultarla al instante.
2. Haz clic en «Generar albarán de entrega»: Con la factura correcta en pantalla, solo tienes que hacer clic en un botón. Eso es todo.

Qué sucede después: transferencia de datos perfecta, garantizada

En el momento en que haces clic en ese botón, el software crea instantáneamente un nuevo albarán de entrega profesional al transferir toda la información relevante de la factura.

• Toda la información se transfiere: el nombre del cliente, la dirección de entrega y una lista completa de todos los productos y sus cantidades se copian automáticamente de la factura al albarán de entrega.
• La coherencia está garantizada: dado que los datos se copian directamente, no hay ninguna posibilidad de que haya discrepancia entre lo facturado y lo que aparece en el albarán de entrega. (Nota: la información sobre precios se ha excluido correctamente, como es práctica habitual).
• Los documentos están intrínsecamente vinculados: el sistema crea un vínculo claro entre la factura de origen y el nuevo albarán de entrega, de modo que sus registros financieros y logísticos estén siempre perfectamente organizados y conectados.
• La marca es automática: el albarán de entrega se formatea automáticamente con el logotipo y los detalles de su empresa, lo que garantiza que todos los documentos que produzca sean profesionales y coherentes.

Deje de perder tiempo con tareas de copiar y pegar y elimine el riesgo de errores de envío. Al vincular los albaranes directamente a las facturas, se crea un flujo de trabajo más eficiente, preciso y profesional desde la venta hasta la entrega. Experimente esta integración perfecta comenzando con nuestro software de facturación gratuito para equipos.